e-book e a indústria gráfica

A indústria gráfica está prestes a sofrer um novo golpe. Recentemente os desafortunados foram as gráficas especializadas em formulários, sabemos que algumas conseguiram se adaptar, muitas fecharam e outras tantas estão no momento, agonizado. Já dizia o profº Marins: A única certeza estável é que tudo irá mudar.

Neste momento forma-se uma pequena nuvem sobre a indústria gráfica editorial, aquela especializada na produção de livros, revistas, periódicos. Muito se tem falado sobre "e-book´s" pouco de fato está sendo revelado.

A verdade é que uma vez digitalizado, não existe possibilidade alguma de impedir a pirataria e a livre distribuição de arquivos.

Queira a CBL/SNEL e todos os editores que estão indo pelo caminho do e-book queiram ou não. A verdade é que toda indústria editorial está a beira de uma MUDANÇA completa. Ou seja, não apenas as gráficas terão que se adaptar como também as editoras, editores e autores que vivem de escrever suas obras.

Pensando por esse lado, a tecnologia digital "on-demand", que hoje é apontada como muitos especialistas como a solução para os livros de baixa tiragem NASCEU MORTA ! - (para fazer livros) -  Ou seja, o e-book pode substituir as impressões digitais de pequenas tiragens com vantagens, muito mais rápido do que as tiragens grandes e médias, produzidas pelo bom e velho processo offset.

Vamos aos fatos reveladores.

a) Nenhum tablet ou leitor de livros digitais, impede que o arquivo seja copiado.

b) uma vez digitalizado um livro pode ser enviado por e-mail ou compartilhado no "4shared" livremente

c) Nenhum tablet ou leitor de livros digitais verifica a autenticidade do arquivo, se "pirata" ou não.

d) uma vez comprado um livro e baixado em um hardware qualquer, por um leitor (cliente), essa pessoa pode fazer os passos de: a) até c) e o ciclo se repete "n" vezes, com incrível facilidade.

Ou seja, dos fatos: Toda cadeia deixa de arrecadar.

Como portanto os editores pretendem manter seu negócio sendo viável ?

Eliminando um parceiro de mais de 400 anos por um sistema digital ? Caros editores, não se iludam....

Não existe nada de diferente entre uma música no formato MP3 e um Livro em qualquer formato digital existente até presente data.

É surpreendente a variedade de e-book´s disponíveis no site da livraria saraiva, http://www.saraiva.com.br/ de onde pode-se comprar e baixar o livro comprado e depois redistribuir livremente, com incrível facilidade, fazendo os passos a) b) e c), acima descritos.

Faço muitas reflexões, mas como disse meu querido Fernando Henrique Cardoso, faço minhas aquelas palavras sábias palavras, proferidas no GNT (Manhattan Connection, revista VEJA, pg 53 edição 2198): "eu sou curto de inteligência, às vezes eu não consigo." de fato eu não consigo ver onde a livraria saraiva irá manter-se senão vendendo televisores e eletrodomésticos, porque livros....

Resta-nos contar com a sorte, de que a indústria eletrônica não consiga superar a sensação e as atuais vantagens da leitura em um livro tradicional, feito de papel e tinta offset !

Não sou contra as mudanças, elas são inevitáveis.

Também não sou contra a universalização do conhecimento, afinal domínio público serve para isso, e sinceramente não sei se hoje existem melhores obras do que aquelas que estão em domínio público, mas muitas pessoas trabalham e suam a camisa, para ver seu trabalho sendo valorizado, especialmente na área de ciência, tecnologia e direito, onde o trabalho de fazer o conhecímento é oneroso.

Os bons artistas encontraram formas de substituir parte de suas rendas com a venda de discos através dos shows, mas a indústria fonográfica nunca mais será a mesma depois do MP3.

Admiro o trabalho do colega Alessandro Martins (http://livroseafins.com/) e da editora Plus (http://editoraplus.org/), mas não consigo ver como Paulo Coelho ou então  Stephenie Meyer irão manter seu padrão de renda após o e-book, Ipad, e qualquer outro tablet. Imagine então um autor "comum".

Quem conseguir, que durma com um barulho desses....

COMUNICAÇÃO: A VILÃ DAS ORGANIZAÇÕES

Por acaso é possível sobreviver sem se comunicar ? Aparentemente nunca foi possível.

Portanto estamos diante a um contra-senso. Comunicar-se não é apenas falar ou escrever, é preciso que as pessoas recebam a mensagem e possam decifrá-la. Assim, a comunicação se torna uma ciência.

O homem se comunica desde o "tempo das cavernas", mas hoje, os arqueólogos apenas interpretam suas mensagens, existe muita controvérsia acerca da comunicação do homem pré-histórico. São portanto informações divergentes, deixadas por nossos antepassados de presente para nossos arqueólogos.

O triste é que muitas organizações continuam insistindo em comunicar-se de forma divergente.

Em uma organização existem vários níveis de "Não Conformidade". Algumas são simples, outras são resolvidas com pouco investimento, mas algumas são difíceis de serem administradas e praticamente impossível de ser erradicada. Estamos falando da "divergência de informação".

A informação caminha junto ao produto/serviço, por todos os processos que vão interferir no resultado final do trabalho. Algumas empresas se especializam em um determinado produto, variando-se muito pouco em sua forma e opcionais o que evita que informações complementares sejam necessárias.

Essa porém não é a realidade da Indústria Gráfica. Ainda que algumas gráficas possam ser especialistas em determinados tipos de impressos, ainda que sejam altamente segmentadas, as gráficas sempre terão que administrar sua produção por "projetos", ou seja, cada ordem de produção representa um projeto único, quando muito uma reimpressão.

Entretanto esse projeto não caminha sozinho dentro da fábrica, em cada núcleo de produção podemos estar realizando tarefas de diferentes projetos. Assim, um dos principais fatores de uma "não-conformidade", está na forma de como a comunicação ocorre entre os processos.

Tudo começa no processo comercial, onde são especificados os requisitos do cliente, isso abrange informações quanto ao produto, quanto a forma de entrega, prazo de entrega, forma de pagamento, enfim, o máximo de informação sobre o projeto deve ser registrado e transmitido aos demais processos, sem percas, ruídos ou dúvidas.

Após a coleta dos requisitos pelo processo comercial, a informação segue por uma verdadeira maratona, passando pelos orçamentistas, pela pré-impressão, retornando ao cliente para aprovação, voltando para ser produzido, finalizado e por fim, ao processo de expedição e faturamento.

Não pode haver um sistema de "telefone sem fio" onde parte da informação e parte dos requisitos vão se perdendo em meio aos processos, nem mesmo pode haver alterações no projeto, por conta de informações incompletas. Entretanto a pior de todas as falhas é a “informação divergente”.

A informação divergente, atrasa a produção, gera dúvidas, causa danos ao produto e invariavelmente se torna um retrabalho. Muitos gráficos, fazem formulários impressos a pedido de seus clientes, porém, esquecem-se que a burocracia é fundamental para o funcionamento de qualquer organização, inclusive a sua.
Sem uma maneira sistematizada e enraizada na cultura organizacional, como fazer para que não haja informações divergentes ou incompletas sobre um projeto em produção ?

A organização deve, conforme sua necessidade e particularidade assegurar que as informações coletadas no contato com o cliente, junto ao processo comercial, possam acompanhar todos os processos e chegar de maneira quase imaculável ao momento do faturamento e expedição.

Mas o comum é encontrarmos supervisores e gerentes de produção quase sempre estressados já na segunda-feira, pois muitos colaboradores estão com dúvidas do que deve ser feito e como deve ser feito. Na maioria das empresas gráficas, quem sabe é o "vendedor", que não marcou a informação como deveria, então estaremos diante a uma encruzilhada:
         - Ou paramos todo processo, e sabemos que tempo é dinheiro, ou continuamos o processo e corremos o risco de um retrabalho.

Bom, na dúvida melhor não fazer... e o prazo de entrega?
O prazo de entrega já era.... simples assim

O mal maior das organizações não está no treinamento ou qualificação de seus colaboradores, nem nos equipamentos que muitas vezes são inadequados, mas na comunicação entre os processos.

A organização que não compreender que a comunicação interna é a chave da eficiência e eficácia, vai continuar a preencher seus formulários de registro de não conformidade, gerando retrabalho e desperdício. Bons formulários não não burocracia "burra", são a única alternativa para que os processos possam atender aos requisitos do cliente. Não importa se os formulários são em papel ou preenchidos on-line.

A não centralização das informações e a padronização da comunicação é uma importante ferramenta para a gestão focada no resultado. É uma ferramenta importante para manutenção do humor de equipes e seus supervisores, facilitando a execução de um trabalho limpo, isento de erros e dentro do prazo.

Nesses tempos de "msn" os jovens estão esquecendo como se escreve o bom português. Não podemos fazer o mesmo com os requisitos do cliente e correr o risco de prejudicar nossa organização.

Uma boa comunicação e boa sorte !



Figura 1: Pintura rupestre
Parque Nacional da Serra da Capivara, Piauí.
Fonte: www.deltadoparnaiba.com.br/s_capivara.jpg.jpg

Figura 2: network server 1
Svilen Milev
Fonte: http://www.sxc.hu/photo/1139313

DE FATO OU DE DIREITO ?

Gostaria de pedir licença aos consultores e auditores de sistemas de gestão da qualidade, para falar francamente. Tenho tido a oportunidade de conhecer empresas e conhecer pessoas que atuam em diversas áreas.

Aprendi que existem dois tipos de sistema de gestão - ISO9001. O sistema de gestão de fato, implementado, onde todos os colaboradores são envolvidos e sabem que o essencial é manter os clientes satisfeitos, e o sistema de gestão apenas de direito, aquele que a empresa ostenta o certificado, mas a organização não está alinhada com a filosofia de melhoria contínua.
Analisando esses dois tipos de ISO 9001, sabemos que o sistema de gestão apenas de direito, não deveria existir se todos os auditores e consultores, realmente aplicassem à risca todos os requisitos da norma ISO9001 e na norma ISO 19011 (diretrizes para auditoria).

Essas certificações de direito são "anomalias" da gestão. Para todos os efeitos, toda empresa certificada ISO 9001, deveria ter um sistema de fato, para então buscar o direito de ostentar a certificação. Mas como o Brasil é o "velho" país do jeitinho, dá se um jeito, alguém paga e o papel é emitido.
Novamente peço desculpas pela forma direta de abordar o problema, mas é assim que as coisas são, ou como diria Nélson Rodrigues: A Vida como ela é !

Mas nem tudo está perdido. Muitas empresas simplesmente ignoram que estão no país do jeitinho e levam a sério um sistema de gestão que trás benefícios e lucro para organização. O que será mais importante ? um certificado ou uma empresa saudável ?

Acredito que existam ainda, muitas empresas com um sistema de gestão de fato, superior à muitos sistemas certificados, onde os gestores, diretores são chamados de "donos" e sabem muitos detalhes sobre seus clientes, chamados de "fregueses" e esses, nunca tiveram acesso á norma ou fizeram sequer um curso sobre o assunto.

A verdadeira diferença entre um sistema de gestão de fato e um sistema de gestão de direito está no envolvimento dos "donos" das empresas.

Sem esse envolvimento não existe sistema de gestão que possa ter melhoria contínua. É verdade que muitos gerentes e colaboradores possuem uma enorme intenção e boa vontade para fazer as coisas certas e fazer o sistema funcionar, mas essa energia vai se exaurindo, conforme o tempo passa e o diretor não reconhece o valor das mudanças ou então não dá sustentação e apoio para a continuidade do sistema de gestão.

Um verdadeiro sistema de gestão é um organismo "vivo", precisa de atenção, necessita de ações corretivas, ações preventivas e isso implica em mudanças. Mudanças, que a maioria das pessoas quer evitar, pois incomoda. Normalmente tira as pessoas da "zona de conforto" , também é comum que ações necessitem de algum tipo de investimento, portanto não havendo autoridade suficiente, não haverá mudança que perdure.

Não estamos comentando "apenas" do segmento gráfico. Como os consultores gostam de dizer, o caso é sistêmico. Está enraizado. O papel, por si só (certificado) é apenas um quadro bonitinho na parede e em geral utilizado nas campanhas de marketing das empresas que o possuem.

Quando as empresas perceberem o que um sistema de gestão, ISO 9001, pode fazer, deixarão de existir clientes pouco satisfeitos e é isso que importa. O resumo de tudo é manter o cliente satisfeito, porque o cliente é e será sempre, a razão da existência de uma empresa.

Agora cá entre nós.... a receita para tudo isso dar certo é velha, tome nota: "O olho do dono é que engorda a Boiada" é ou não é ?

O que isso tem haver com ISO9001 e SGQ ? Tudo !

Imagem 1: http://www.iso.org/iso/home.html
Imagem 2: http://www.sxc.hu/photo/1232031

VENDER É COMPRAR !

Como são feitos os orçamentos ? Como determinar o preço de venda ? Temos grandes consultores que insistem muito nesse tema. Não por falta de assunto, mas pela mania do empresário em não ouvi-los. Dessa forma, peço licença a esses colegas que sempre estiveram nessa luta inglória para tentar auxiliar na didática.

Em um comércio, há compras e vendas, em uma empresa prestadora de serviços, nem isso. Mas na gráfica ? Ah, na gráfica tem comércio, serviço e industrialização, tudo junto. Talvez por isso a dificuldade que muitos tem em formar seus preços de venda dentro de um padrão razoável.

Penso entretanto que nenhum empresário tem como objetivo o prejuízo. Pensando assim, fica muito fácil vender com um pouco de lucro. A cada Venda (ordem de produção) é disparada uma sequência de compras. Veja o exemplo de uma lista de compras, para realizar a produção de um livro: papel, chapa, tinta (matéria prima), editoração arte-final, pré-impressão, impressão, dobra, alceamento, costura, montagem da capa, guilhotina (processos de transformação), impostos, frete para entrega, comissões (custo direto de venda) após, somar tudo isso, precisamos vender por valor um pouco maior, a diferença é o lucro.

Assim, o empresário tem uma missão aparentemente simples. Vender por um valor maior do que se compra ! Mas para que o conceito funcione, devemos estendê-lo aos itens disponíveis em estoque e aos processos de transformação. A compra não ocorre somente externamente. A principal compra ocorre dentro da nossa empresa. Retirar uma lata de tinta do estoque também é uma compra, bem como pagar o salário do operador da guilhotina. Você deve comprar "bem comprado". Isso não quer dizer pagar sempre menos ou comprar o mais barato, mas ter a melhor relação entre "custo x benefício".

Se o custo hora de uma "dobradeira" são R$ 50,00 então porque vendê-la à R$ 40,00 ? Seria o mesmo que comprar um sapato por R$ 50,00 e vendê-lo em uma loja por R$ 40,00. Perdeu-se R$ 10,00. O conceito de que cada venda, é uma compra, é similar ao comércio simples. Todos sabemos que vender por menos do que nos custa é prejuízo.

Então como sugestão reveja os custos, sempre antes de realizar seus orçamentos, qual o valor para comprar todos os insumos e  processos pelo qual o produto será realizado ? Some tudo (sem esquecer-se de nada) e acrescente uma diferença justa. pronto ! é assim que se faz um belo orçamento.

Uma outra dica aos orçamentistas. Antes de realizar seu próximo orçamento, vá para dentro da fábrica, soe a camisa no calor, saia do ar condicionado de sua sala, fique junto às máquinas, converse com os supervisores, operadores, impressores, pessoal da expedição, enfim... viva os processos, entenda como são feitos os "impressos", confirme as produtividades. Orçamentista de sistema, não é orçamentista é "preenchedor" de campos de sistema. Não sabe fazer orçamentos.

Um bom orçamento nasce de uma boa "historinha", orçamentistas devem ser contadores de história por excelência. Deve-se contar ao "sistema" ou mesmo para a folha de calculo, como exatamente o produto será realizado. Não se deve deixar nenhum detalhe, por mais simples que seja.

Se você não for um bom contador de histórias ou então não souber comprar e vender com um pequeno lucro, como os bons comerciantes.... desista de fazer orçamentos ! escolha uma outra profissão.

Para fechar: Se você não sabe quanto custa, cada um de seus processos de transformação, procure ajuda urgente. Compre por menos do que se vende e seja feliz !

Figura 1 e 2: http://www.sxc.hu/

TERCEIRIZAÇÃO CONSCIENTE.

A terceirização faz parte da cultura do segmento gráfico e de muitos outros setores. Entretanto essa rotina deve ser observada com cuidado, principalmente por empresas que ostentam a certificação ISO 9001, mais ainda na versão 2008. A terceirização é um processo externo que afeta a qualidade do produto de forma direta, e portanto deve ser controlada. O controle sobre a terceirização deve incluir métodos para monitoramento, inspeção e medições que assegurem que os resultados planejados sejam atingidos.

No item 4.1 (generalidades), nota 2 e nota 3, está claro a importância da terceirização e o impacto que ela possui sobre o produto. Para essa conclusão, não é preciso norma. É uma obrigação do empresário entender sobre os riscos da terceirização.

Uma terceirização é também uma aquisição (item 7.4) e como tal deve obedecer aos critérios de seleção e qualificação de fornecedores, estabelecidos e mantidos pela organização, além de procedimentos para recebimento e verificação dos produtos e serviços adquiridos. Comprar um produto acabado pode ser simples. Comprar uma terceirização nem tanto.

É comum ouvir de um gráfico, reclamações por conta de prestadores de serviço terceirizados, e por vezes, estes utilizam desse artifício como desculpa ao cliente, seja pelo prazo de entrega que extrapolou, seja pela qualidade aquém da expectativa do cliente. E agora eu pergunto, o que o cliente tem haver com isso ?

O risco pela terceirização é da organização que optou por esse tipo de contratação, não do cliente (exceto quando o serviço terceiro foi declarado ou solicitado pelo cliente).

Normalmente existem dois motivos pelos quais as empresas terceirizam alguns processos.

Primeiro motivo: Pequena demanda por um determinado tipo de trabalho, faz com que a organização terceirize, pois o investimento necessário para verticalização poderia comprometer a "saúde" da empresa.

Aqui o problema é muito sério. Uma vez que a organização não possui demanda, isso pode significar que a mesma não domina completamente as etapas que antecedem a terceirização e suas implicações. O produto final de uma gráfica é uma soma de processos, cada processo interfere de maneira direta na qualidade do produto. Uma bela impressão pode ser "destruída" ao ser concedida a um terceiro. Entretanto diria que a maior parte da culpa está nas gráficas e não nos terceiros.

Quantas vezes as gráficas aceitam produzir aquilo que não dominam, pois estão necessitando vender, devido às "metas" e com isso, acreditam que terceirizando parte dos processos podem fazer de "tudo", todo tipo de trabalho. Escrevo com total tranquilidade, não podem ! O serviço terceirizado é uma extensão da gráfica e como tal não é um centro de operações de salvamento e milagres.

Muitos gráficos estão acostumados a imprimir e cortar o papel, mas não tem e mínima ideia de como são feitos alguns tipos de acabamento. Então imprimem da forma que acham que está correta e enviam o trabalho ao "acabamento terceirizado", este por sua vez, verifica o material somente quando o mesmo já está em alguma máquina.

São tantos os problemas, que nem vamos comentar, pois a lista seria enorme.

Segundo motivo: Realizar terceirização quando os processos internos estão ocupados ou quando o trabalho supera a capacidade da organização em realizá-lo. Essa terceirização é a mais saudável, menos suscetível à erros. Uma vez que a organização domina os detalhes dos trabalhos que contratou. Aqui sim, a maior parte dos erros vêm mesmo do terceiro.

Não importa qual foi o motivo que levou a organização optar pela terceirização, a mesma deve criar maneiras de acompanhar quando possível, mas acima de tudo planejar corretamente os trabalhos é fundamental.

O planejamento não deve ser realizado somente dentro das paredes da organização. O planejamento do produto deve ser macro, deve prever todas as etapas internas e externas, considerar corretamente os tempos necessários e conhecer as particularidades envolvidas para que o produto seja entregue da melhor forma ao terceiro e que este possa interferir positivamente, contribuindo para um cliente satisfeito.

A mensagem é simples, mas a execução nem tanto.

a) Certifique-se que a organização tem condições de executar o planejamento completo do produto, incluindo os processos terceirizados, antes de aceitar o pedido. Se houver alguma dúvida, seja transparente com o cliente. (item 7.5.1)

b) Certifique-se que o fornecedor é qualificado e possui condições técnicas de realizar o trabalho, conforme o planejado, discuta com o seu fornecedor sobre os aspectos do produto e seu planejamento. Entregar o produto ao cliente, sem a verificação por sua parte, é um erro. Não use o prazo como desculpa, se o tempo não foi suficiente, foi erro de planejamento. Não cometa dois erros.

c) Não tente transferir o "problema". Enviando um problema, você recebe um problema ainda maior, não uma solução. Não conheço nenhum caso de transferência de problema, com recebimento de solução. Normalmente o terceiro não consegue consertar os erros de processos anteriores.

d) A organização que aceita o pedido é a responsável, até a entrega do produto. O risco da terceirização é da organização, avalie todo trabalho que envolva terceirização com muita calma, antes de aceitá-lo.

A norma  ISO 9001 é acima de tudo um manual de boas práticas. Ela foi planejada para ajudar a organização, facilitar os trabalhos e organizar os processos. Não deixe para trás nenhum requisito desse excelente “manual”, compreender os benefícios de um sistema de gestão da qualidade, inclui pensar no processo de terceirização como se estivesse dentro da organização.

Boa sorte...

Figura 1: http://www.mullermartini.com/desktopdefault.aspx/tabid-141/271_read-1367/
Figura 2: http://www.sxc.hu/